El profesor pianista acompañante es un cuello de botella con patas. Tiene algunas tardes a la semana, toda la jornada entera u horas sueltas mezcladas con otras cosas. Muchos instrumentistas tienen que ensayar, y una puerta que no para de abrirse a todas horas: «¿te va bien el jueves?», «¿a qué hora quedamos?», «me han dicho que a las cinco pero creo que ya está pillado». Al final alguien acaba manteniendo una lista en un papel, y la lista deja de ser cierta a los dos días.

Se arregla con una herramienta que los docentes de los conservatorios públicos valencianos ya tenemos pagada y casi nadie usa: Microsoft Bookings. El alumnado (o sus p/madres o sus propios tutores del conservatorio) entra en una página, ve las franjas libres, coge la suya y se acabó. Lo que sigue es cómo montarla paso a paso, con los tres o cuatro sitios donde uno se pega el primer día.

Las capturas están tomadas de mi propia cuenta, con la interfaz en valencià. Si la tienes en castellano los nombres cambian, pero los botones están en el mismo sitio.

Antes de empezar: hace falta licencia A3

Esto es lo primero, porque si no, todo lo demás sobra. La página de reservas personal —lo que Microsoft llama Bookings with me— no viene con la licencia A1, que es la que llevan por defecto muchas cuentas educativas. Necesita A3 (o superior). Si entras en outlook.office.com/bookings y no ves ninguna página personal, no es que lo estés haciendo mal: es la licencia.

Merece la pena pedirla en el centro. Y conviene distinguir dos cosas que se llaman casi igual:

• Página de reservas personal. Tuya, cuelga de tu calendario, se monta en cinco minutos. Es la que queremos aquí.
• Páginas de reservas compartidas. Un buzón aparte para un equipo, con varios «empleados» y servicios. Sirve para otras cosas, pero para un pianista acompañante es matar moscas a cañonazos, y parece que por ahora no la tenemos activa.

Crear el tipo de reunión

Una página de reservas personal contiene tipos de reunión. Cada tipo es una cosa que la gente puede reservarte, con su duración y su horario. Para esto, un tipo por instrumento o por agrupación: Ensayo con pianista — violonchelo, Ensayo con pianista — trompa… Se pulsa Crea un tipus de reunió y aparece esta pantalla.

• El título es lo que ve el alumnado y lo que aparecerá en tu calendario. Que se entienda solo.
• La descripción es más importante de lo que parece: es lo único que la persona lee antes de darle al botón. Ahí van las instrucciones —qué repertorio va a trabajar, que ponga su nombre si quien reserva es la familia, que avise si no puede venir—. Admite emojis, y en una pantalla de móvil un ⚠️ se lee mucho mejor que un párrafo.
• La duración es la de una franja. Volveré sobre esto en un minuto, porque es la decisión que más se nota.
• Público o privado. Público significa que aparece en tu página de reservas para cualquiera que tenga el enlace. Privado, que sólo entra quien tenga el enlace directo de ese tipo de reunión. Para los ensayos, público está bien: el enlace lo repartes tú.
• La ubicación es texto libre: «Aula 12», «Cabina de piano». Y el interruptor de Teams déjalo apagado, salvo que quieras ensayar por videoconferencia, que ya sería digno de otra entrada. Pinchad aquí quien quiera aventurarse.

Franjas pequeñas, y quien necesite más que coja dos

Aquí está el que para mí es el límite gordo de Bookings: no hay franjas flexibles. No se puede decir «esta reunión dura entre 10 y 30 minutos, que elija cada uno». La duración es fija para todo el tipo de reunión.

Con lo cual, si pones 30 minutos, quien sólo necesitaba repasar una entrada te ocupa media hora. Y si pones 10, quien lleva un concierto entero se queda corto.

La solución que funciona es poner la franja pequeña —10 o 15 minutos— y decirle al alumnado que quien necesite más tiempo reserve dos o tres seguidas. Con 15 minutos, media hora son dos clics. Se explica en la descripción del tipo de reunión, en una línea, y no vuelve a preguntarlo nadie.

Tiene además una ventaja que no se ve al principio: reparte mejor. Una franja de 30 minutos invita a cogerla entera «por si acaso»; una de 15 obliga a pensar cuánto se necesita de verdad.

De la fecha de inicio a la fecha final

En Personalització de la planificació se elige Utilitza un horari de disponibilitat personalitzat. Es la opción buena: la otra usa tu horario laboral general de Outlook, que no tiene nada que ver con la tarde que dedicas a acompañar.

Debajo se marca Només durant l’interval de dates següent y se ponen las dos fechas: Inici el día que empiezan los ensayos y Final (inclòs) el último día del curso. Fuera de ese rango la página no ofrece nada, aunque el enlace siga vivo.

Y después, el horario semanal: cada día de la semana con su franja horaria, o No es pot reservar si ese día no hay ensayos. Con el botón + se añaden varios tramos al mismo día, que es lo que hace falta cuando hay una hora de comida por medio: 15:00–17:00 y 17:30–19:00, en vez de un bloque corrido.

Fíjate en lo que acaba de pasar: has dicho «todos los jueves de 15:00 a 18:00, de septiembre a junio». Todos. Los de Navidad también. Guarda ese pensamiento, que es la sección que viene después de la siguiente.

Intervalos, márgenes y antelaciones

Debajo del horario hay un botón discreto, Opcions avançades, donde está lo que de verdad hace que la página se comporte bien.

• Temps de marge abans / després de la reunió. Minutos que Bookings deja libres alrededor de cada cita. Si necesitas cinco minutos entre alumno y alumno para cambiar partituras y abrir la ventana, aquí es donde se ponen. Ojo: el margen se come franjas, así que con reservas de 15 minutos y 5 de margen la tarde cunde bastante menos.
• Hora límit d’inici. Cada cuánto empieza una franja. Puesto en intervals de 15 minuts, las horas que se ofrecen son 15:00, 15:15, 15:30… Si lo dejas en intervalos más largos que la reunión, quedan huecos muertos entre citas.
• Antelació mínima. Con cuánto tiempo hay que reservar como poco. Es la que evita que alguien coja hora a las 16:40 para las 16:45 mientras subes las escaleras. Dos días va bien: te da margen para organizar la tarde y para que nadie te sorprenda.
• Antelació màxima. Hasta dónde se puede reservar hacia adelante. Sin esto, alguien previsor te coge los jueves de mayo en octubre. Con 90 días el horizonte es de un trimestre, que es más o menos como funciona un conservatorio.

Los correos: los que salen solos y el que programas tú

Conviene separar dos cosas, porque se confunden.

Los automáticos

No hay que configurarlos, salen solos. Cuando alguien coge hora, sí, llega correo. A quien reserva le llega la confirmación con el día, la hora, la ubicación y los enlaces para cancelar o cambiar su cita sin tener que escribirte. Y a ti te llega el aviso, y el ensayo aparece ya puesto en tu calendario de Outlook con el nombre de la persona. Lo mismo cuando alguien cancela o se cambia de hora.

Eso es media guerra ganada: la agenda del pianista deja de vivir en un papel y pasa a vivir en su calendario, sola.

El recordatorio, que sí se programa

En las mismas opciones avanzadas, más abajo, está Recordatoris per correu. Se pulsa Afegeix un correu electrònic de recordatori y se rellenan dos cosas:

• Intervals: cuándo se manda. 1 dia abans es lo razonable para un ensayo semanal. Si la gente falla mucho, se pueden poner dos recordatorios, uno el día antes y otro un par de horas antes.
• Missatge: el texto, opcional y con formato. Aquí va lo que hay que traer: «Recuerda venir con la partitura del pianista y afinado desde antes de entrar; si no puedes venir, cancela desde el correo de confirmación para que la franja quede libre».

Justo debajo hay un Seguiment de correu, que manda un mensaje después de la cita. Para un ensayo no suele hacer falta, pero si algún curso quieres recoger cómo ha ido, está ahí.

Y no se te olvide darle a Desa arriba del todo. Guardar el correo de recordatorio no guarda el tipo de reunión.

El agujero: Bookings no sabe qué días son fiesta

Volvemos al pensamiento que dejamos guardado. Le has dicho «todos los jueves de 15:00 a 18:00 desde septiembre hasta junio», y eso es exactamente lo que va a hacer. No filtra festivos, no sabe que hay vacaciones de Navidad, no se entera de que ese jueves hay audición de cuerda y el pianista está tocando en el salón de actos. Ofrecerá esas horas tan contento, y alguien las cogerá.

La buena noticia es que sí respeta tu calendario. Bookings mira los huecos libres de Outlook: si hay un evento marcado como ocupado encima de una franja, esa franja desaparece de la página. Así que el arreglo es ir al calendario y taparlo a mano.

Cómo se bloquea una semana

En el calendario de Outlook, Esdeveniment nou.

1. Un título que reconozcas de un vistazo. Yo uso siempre el mismo prefijo —BLOQUEO PPA— y luego el motivo: BLOQUEO PPA Navidad, BLOQUEO PPA audición de cuerda. Así, cuando algo no cuadra, sabes de un golpe de vista qué está tapando qué.
2. Las horas que cubren toda la franja de ensayos. Si los jueves ensayas de 15:00 a 18:00, el bloqueo tiene que ir de 15:00 a 18:00 como poco. Para una semana entera de vacaciones, lo más cómodo es un evento de todo el día que abarque de lunes a domingo.
3. Marcarlo como Ocupat. Este es el paso que se olvida y el que hace que todo lo demás no sirva. En el desplegable de disponibilidad, Disponible no bloquea nada: el evento se ve en tu calendario pero Bookings sigue ofreciendo la hora. Tiene que decir Ocupat —o Fora de l’oficina, que también tapa—.

Para lo que se repite —una reunión de departamento fija, un ensayo de la orquesta todos los jueves a última hora— está el botón Sèrie, que crea el evento repetido de una vez y se puede terminar en una fecha concreta. Y para lo puntual, un evento suelto.

Mi consejo: siéntate un rato en septiembre, calendario escolar del centro delante, y bloquea el curso entero de golpe. Navidad, Pascua, Fallas, los festivos locales, la semana de exámenes, las audiciones que ya estén puestas. Es media hora una vez, y a cambio la página de reservas no vuelve a mentir en todo el año. Lo que salga después —una audición que se añade, una baja— se bloquea el día que aparece.

Un detalle que ahorra sustos: bloquear no cancela lo que ya estaba reservado. Si tapas un jueves que alguien ya tenía cogido, Bookings deja de ofrecer esas horas a partir de ese momento, pero la reserva existente sigue en pie. Hay que cancelarla a mano, que es justo lo que viene ahora.

Y también puede que se cancele una audición y esa tarde quede de nuevo libre para ensayar; pues borras el evento de bloqueo que te habías puesto y ya vuelven a estar las franjas disponibles en la página de reservas.

Cancelar un ensayo ya reservado

Pasa. El pianista se pone enfermo. La cancelación se hace desde el calendario de Outlook, no desde Bookings: se abre el evento de la reserva —el que se creó solo, con el nombre del alumno o alumna— y se elimina.

Como la persona que reservó figura como asistente del evento, Outlook envía el aviso de cancelación y deja añadir un mensaje antes de mandarlo. Merece la pena escribir dos líneas explicando el motivo en vez de mandar la cancelación pelada, que asusta.

Y si el motivo es que ese día no vas a poder atender a nadie, lo suyo es hacer las dos cosas: cancelar las reservas que hubiera y poner el bloqueo, para que no vuelvan a colarse, si tienes un margen muy estrecho para que cojan hora.

Compartir el calendario con Jefatura de Estudios

Esta parte es la que convierte un apaño personal en algo que el centro puede usar. Si el calendario del pianista está compartido con jefatura, ya no hace falta pedirle a nadie que mande la lista de ensayos: se mira y ya está. Sirve para cuadrar audiciones, para justificar la carga de trabajo y para saber si una tarde está saturada antes de programar nada encima.

En el calendario de Outlook, arriba, Comparteix → el calendario que se quiere compartir (normalmente Calendari). Se abre Ús compartit i permisos: se escribe el correo de jefatura y se elige el nivel de acceso.

Los niveles, de menos a más:

• Pot visualitzar si estic ocupat. Sólo bloques de ocupado, sin saber de qué. Poco útil aquí: jefatura vería que hay algo, pero no si es un ensayo o el médico.
• Pot visualitzar els títols i les ubicacions. Ve el nombre del evento y el aula. Suficiente si te da reparo enseñar el contenido de todo.
• Pot visualitzar tots els detalls. El que yo recomiendo para jefatura: ve el ensayo entero, con quién y a qué hora, que es exactamente lo que se necesita para llevar el control.
• Pot editar y Delegat. Ya son palabras mayores: editar deja tocar tus eventos, y delegado además permite responder invitaciones en tu nombre. Para esto no hace falta.

Al pulsar Comparteix le llega una invitación por correo; en cuanto la acepte, el calendario le aparece en su Outlook junto a los suyos, y se actualiza solo. También se ve ahí la línea Persones de la meva organització, que es lo que ve por defecto todo el centro: déjala en «si estic ocupat» y comparte los detalles sólo con quien los necesita.

Y una cosa que conviene tener presente: en ese calendario hay nombres de alumnado. Compartirlo con jefatura de estudios está justificado —es gestión del centro—, pero no es un calendario para repartir alegremente. Ese es otro motivo para compartir con personas concretas en vez de abrirlo a toda la organización.

Compartir la página con el alumnado

Lo último y lo más fácil. Hay dos enlaces distintos y conviene saber cuál se reparte.

• El de un tipo de reunión concreto. Se saca con el icono de compartir de la tarjeta, o con Comparteix dentro del propio tipo. Lleva directo a reservar ese ensayo. Es el bueno si tienes varios tipos y quieres que cada instrumento vaya al suyo.
• El de la página entera. En la portada, Comparteix → Copia l’enllaç. Enseña todos los tipos de reunión públicos y deja elegir.

El enlace es largo y feo, así que no lo dictes en clase. Donde funciona de verdad es colgado en el aula virtual del centro, en un tablón de Aules o Teams, en un correo a las familias, y —lo que mejor resultado da— en un QR impreso en la puerta del aula de piano. Se apunta con el móvil y se reserva ahí mismo.

Esto es lo que ve quien entra:

Esa segunda captura resume la entrada entera: de un curso completo de jueves, sólo unos pocos días quedan marcados. Lo demás lo han descartado el horario semanal, el rango de fechas, las antelaciones y los bloqueos del calendario. Cada día que se ofrece, se ofrece porque es verdad.

Lo que no hace (y conviene saber antes)

• No hay franjas flexibles. Una duración por tipo de reunión, y punto. De ahí lo de poner franjas cortas y encadenarlas.
• No sabe nada del calendario escolar. Ni festivos, ni vacaciones, ni audiciones. Todo eso se tapa a mano desde Outlook, y si se olvida, la página ofrece horas que no existen.
• Nadie impide reservar cinco franjas seguidas. No hay tope por persona. Si algún curso se convierte en problema, se arregla hablando, no configurando.
• Necesita licencia A3. Con A1 no aparece la página personal, y no hay manera de rodearlo.
• El aula no se reserva sola. Bookings gestiona el tiempo del pianista, no el espacio. Si el aula de piano la comparten varios, ese cuadrante sigue siendo otro problema.

Media hora en septiembre

Montar esto lleva un rato: crear el tipo de reunión, poner el horario y las fechas, ajustar antelaciones, escribir el recordatorio y bloquear el curso entero. Media hora larga, una vez al año.

A cambio, el pianista acompañante deja de ser una centralita. El alumnado se organiza solo, cada uno recibe su recordatorio, jefatura ve los ensayos sin pedirlos, y las horas que se ofrecen son horas que existen de verdad. Que no es poco para una herramienta que ya estaba pagada.