En un conservatorio, una vacante no es una plaza vacía en abstracto: es una hora concreta, del horario de un profesor concreto, un martes a las seis. Alguien se da de baja en noviembre y esa media hora se queda ahí, flotando. ¿Se ofrece? ¿A quién, y en qué orden? ¿Hasta cuándo se puede? Si no se cubre, ¿se aprovecha como refuerzo? ¿Y quién se acuerda en junio de que aquello existió?

Durante años eso se ha llevado con papelitos, llamadas informales y la memoria del jefe de estudios. Se pierden vacantes porque no hay registro, no se sabe en tiempo real cuántas hay por especialidad, y cuando llega la memoria anual toca reconstruir el curso de cabeza.

He construido una plantilla para eso y la dejo publicada para quien le sirva: un registro de vacantes y refuerzos en un solo libro de Excel, sin macros y sin nada que instalar.

👉 Descargarla en GitHub · última versión · licencia CC BY 4.0

Qué hace por ti

La gracia no es tener una tabla ordenada. Es que el libro sepa cosas y te las diga sin que se las preguntes.

Te dice si todavía estás a tiempo

Las vías para cubrir una vacante caducan en fechas duras: la lista de espera muere el 15 de diciembre y el traslado de expediente al final del segundo trimestre. Una vacante marcada «disponible» el 20 de diciembre ya no es ofrecible por lista de espera, y eso es exactamente el tipo de cosa que no se recuerda en marzo.

Así que la portada y el panel llevan una línea que cambia sola con la fecha: «Lista de espera: ABIERTA hasta el 15 de diciembre · Traslado de expediente: ABIERTO». En mayo dirá que solo queda la vía excepcional de la dirección territorial. Está donde se toma la decisión, no escondida en otra pestaña.

Te dice qué te falta, fila por fila

La última columna del registro no se calla: dice «Falta: docente, duración», o «Revisar:» cuando dos datos se contradicen, o simplemente «Completa». Se puede filtrar, así que tienes la lista de trabajo pendiente sin repasar quinientas filas, y el panel te dice cuántas son.

Hay dos incoherencias que caza sola. La más útil: una plaza que ya tiene alumno nuevo y sigue marcada como refuerzo activo. Si nadie lo corrige, el contador de refuerzos se queda inflado el resto del curso y nadie se entera.

Te da los papeles hechos

Seis informes listos para imprimir o exportar a PDF, con el nombre y el código del centro puestos, la cabecera repetida en cada página y numeración al pie:

• Bajas del centro, con el desglose por la frontera del 30 de noviembre, que es la que separa una renuncia de una baja.
• Horas disponibles, una línea por vacante.
• Capacidad ociosa: lo que está libre y sin usar como refuerzo. Lo que no está haciendo nada.
• Refuerzos del centro, separando los que salen de una vacante de los que no.
• Horas libres por docente, la vista por profesor.
• Memoria anual: veintiséis indicadores del curso, incluido por qué vía se cubrió cada vacante.

Ese último importa más de lo que parece. El panel es una foto de hoy; la memoria necesita el acumulado del curso, y eso antes había que contarlo a mano.

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Lo que aprendí por el camino, y no esperaba

Esta herramienta empezó como un arreglo de otra que ya existía. Al auditarla aparecieron los fallos que uno espera —una fórmula que contaba las celdas vacías como horas completas, un límite de cinco vacantes por especialidad que cortaba en silencio— pero también uno que no.

La herramienta anterior giraba sobre una decisión que ya no es legal.

Se había escrito bajo la Orden 28/2011, cuyo artículo 3.3 permitía ofrecer una vacante como segunda especialidad de elemental sin volver a hacer la prueba, ordenando por nota media del expediente. Era la vía habitual. La Orden 8/2026, de 24 de abril la derogó: hoy la segunda especialidad exige siempre prueba de acceso, y nunca puede ser a primero de elemental de Música.

No es un matiz. En el proceso documentado del centro, esa decisión era la misión declarada, el único punto de decisión y el nodo del que colgaban todas las ramas del diagrama. Había que rehacerlo entero.

Lo que hay ahora en su lugar es el orden de prelación del artículo 22.3, que es cerrado y con fechas: primero la lista de espera del propio centro, luego el traslado de expediente, luego la lista de espera de otros centros. Y como el orden es obligatorio, el registro tiene que poder demostrar que se respetó: por eso hay una columna de «vía de cobertura» y se guarda quién ocupa cada plaza, no solo quién la deja.

Hay un detalle que me gusta especialmente porque es de los que solo se descubren preguntando bien: la fecha de fin del segundo trimestre no está en ninguna norma. Ninguna resolución divide el curso en trimestres; la fija cada centro en su PGA. Iba a calcularla y presentarla como dato legal, y habría sido falso. Es una celda que rellena el centro, y el libro la reclama en rojo hasta que está.

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Los datos de los alumnos, y lo que pasa al imprimir

El libro guarda nombre, apellidos y NIA, porque la normativa obliga a poder identificar quién deja cada plaza y quién la ocupa. Vive en un entorno protegido, el OneDrive corporativo de la Generalitat.

Pero un PDF impreso sale de ese entorno: se adjunta a un correo, se reenvía, se imprime y se queda encima de una mesa. Así que el informe de bajas —el único que muestra alumnado— lleva un conmutador. En «anonimizados» deja el primer apellido completo, el segundo con inicial y asteriscos, los nombres con inicial, y el NIA con asteriscos en medio. Y el propio informe declara en su cabecera cuál de las dos versiones es, para que un papel encima de una mesa diga lo que lleva dentro.

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Qué no hace

• No sirve para danza. Lo consulté a fondo antes de intentarlo: en danza no hay ninguna asignatura individual, así que una baja no libera ninguna hora de docente. Ni siquiera la tutoría, que ahí sí es lectiva pero se dota por grupo clase. La unidad no es la hora, es el grupo, y eso es otra herramienta.
• No calcula la oferta de plazas. La ratio máxima es la cota con la que se hace la plantilla; el número de plazas lo autoriza la administración.
• Los apellidos compuestos se anonimizan de más. La regla parte por el primer espacio, así que «de la Fuente Ruiz» se corta antes de tiempo. Falla del lado seguro, pero falla.
• Los plazos son los valencianos. Si trabajas en otra comunidad, la mecánica sirve pero hay que revisar las fechas.

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Cómo empezar

Se descarga, se abre y se rellenan las tres casillas que salen en rojo en la portada: nombre del centro, código y fecha de fin del segundo trimestre. El manual está dentro del propio libro, en su segunda pestaña, y son cinco minutos.

Las hojas están protegidas sin contraseña, que no es un candado sino un seguro: no deja borrar filas ni ordenar —los contadores dependen del orden— pero sí escribir y filtrar. Si hay que tocar algo, Revisar → Desproteger hoja y ya está.

Es software libre con licencia CC BY 4.0: cógelo, adáptalo a tu centro y repártelo. Si encuentras un fallo o echas algo en falta, ábreme un aviso en GitHub.

Y si te ahorra un rato, puedes invitarme a una orxata.